Slik lykkes du med it-kontrakter: Hva når avtalen er inngått?

Bilde: Blogtrepreneur

70 prosent av alle feil i programvare skyldes upresise eller manglende krav i kontrakten. Det viser seg at ca. 60 prosent av disse feilene ikke avdekkes før ved godkjenning av ytelsen. Dette er fjerde del i en artikkelserie på fem artikler hvor gås det nærmere gjennom hvordan du lykkes med it-kontrakter.  I denne delen gjennomgås det nærmere kontraktens betydning for avtalen er inngått.

Samhandling og kommunikasjon mellom partene

En del av feilene beror på misforståelser mellom partene, og god kommunikasjon og avstemming mellom partene løpet av avtaleperioden kan motvirke misforståelser og avklare uklarheter. Selv en god kontrakt er ikke en garanti for suksessfylt leveranse, og partene må følge opp og etterleve kontrakten for at ytelsen skal leveres etter kontraktens intensjoner.

Å etablere møte- og kommunikasjonspunkter slik at partene får innsikt i hverandres situasjon og i leveransens gjennomføring, kan bidra til en suksessfull leveranse. Spesielt viktig er kundens innsikt i leverandørens arbeid og fremdrift, og leverandørens innsikt i kundens forutsetninger og behov for leveransen. Regelmessig kontakt mellom partene kan medvirke til at forventninger og krav til ytelsen kalibreres. Ved programvareutvikling og større tilpasninger av programvare vil endringer i ytelsen sent i leveransen være kostbart, og avstemninger mellom partene så tidlig som mulig kan redusere kostnader og risiko.

Det skal også nevnes at det kan benyttes prosjektmetodikk som smidig (agile) utvikling, for å sikre løpende samhandling mellom partene for leveranser som passer for slik metodikk. Kontrakten må da tilpasses metodikken som skal benyttes.

Partenes representanter

Hvem som skal representere partene ved avtalens gjennomføring og som har myndighet til å ta beslutninger på vegne av partene må inntas i kontrakten. Det må avtales felles organer for partene, for rapportering av fremdrift og håndtering av beslutninger, hvor partene møtes regelmessig. Dette bør gjelde alle nivåer i partenes organisasjoner tilknyttet ytelsen, både de som har ansvaret for daglig fremdrift i leveransen, stakeholders og styringsgruppe. Blir ikke partene enige i de felles organene, må det reguleres hvordan uavklarte forhold og beslutninger skal eskaleres i partenes organisasjoner.

Som nevnt i tidligere artikkel i serien, bør informasjonsplikten mellom partene reguleres. En viktig del av informasjonen fra leverandøren til kunden vil gå gjennom rapportering, og rapporteringens hyppighet og innhold må tilpasses forholdet mellom partene, type ytelse og fremdriftsplan.

Endringer til kontrakten og leveransen

En viktig del av partenes kommunikasjon er håndtering av endringer i ytelsen. Avdekkes det avvik mellom partenes forventninger og det som blir/skal ytes, må leveransen endres i overensstemmelse med forventningene (om da ikke forventningene justeres).

Andre årsaker til at ytelsen vil kunne endres er utvikling i teknologi, endringer i kundens behov eller organisasjon, kostnadsmessig forhold eller lignende. Endring i ytelsen vil medføre endring av spesifikasjonen eller tjenestenivået for ytelsen, og vil igjen normalt medføre endringer i andre deler av kontrakten, som fremdriftsplan og vederlag.

Godt regulerte endringsprosesser kan virke konfliktforebyggende, sikre fleksibilitet i leveransen og sikre forutsigbarhet. Endringer kan initieres av begge parter, men endringene bør forutsette kundens aksept. Endringer som krever økning i ressursene fra leverandøren vil ha betydning for leverandørens evne til å gjennomføre leveransen, og bør derfor aksepteres av leverandøren.

Det kan oppstå uenighet mellom partene om en del av leveransen skal anses som en endring eller være omfattet av den avtalte ytelse. Uenigheten bunner da som regel i om hvem av partene som skal bære kostnadene for det som skal utføres. Kontrakten bør regulere hvordan slike uenigheter kan løses uten at den øvrige delen av leveransen blir skadelidende. Dette skal omtales i neste artikkel i serien.

Ved endringsprosedyrer er det helt avgjørende at partenes prosjektledere følger kontraktens bestemmelser for at endringsregimet skal ha noen hensikt, og spesielt gjelder dette for formkrav til forespørsler og godkjennelser, godkjennelse av endringer og implementering av endringer i kontraktens øvrige dokumenter.

Testing og godkjenning

Testing er en viktig del av en it-leveranse, og det må reguleres hvilke tester som skal gjennomføres og hvem som skal utføre disse, kravene for at testen skal anses som godkjent og virkningene av at en test godkjennes.

Godkjennelse av hele eller deler av ytelsen bør baseres på klare og etterprøvbare kriterier, og det må være klart definert hva godkjennelsen fra kunden skal gå ut på. Dette fordi godkjennelsen kan få stor betydning for den videre fremdrift, ha betydning for om det foreligger forsinkelse og kan utløse betalingsplikt for vederlag. For anskaffelsesavtaler kan testen bety overgang til garantiperiode, mens for driftsytelser kan godkjennelse bety at driftstjenestene produksjonsettes.


Dette er del av en artikkelserie som tidligere er publisert i Computerworld som består av følgende artikler:

Bli den første til å kommentere på "Slik lykkes du med it-kontrakter: Hva når avtalen er inngått?"

Legg inn en kommentar

Ikke gå glipp av noe!

Motta nyhetsbrev fra Teknologirett: